特定非営利活動法人日本生活・語学支援機構（以下「当法人」といいます。）は、当法人の会員（正会員、賛助会員、学生会員）その他当法人の活動の支援者及び当法人からの支援を受ける日本滞在の外国人の方（以下合わせて「会員等」といいます。）の個人情報の取扱いにつき、以下のとおり個人情報保護方針を定め（以下「本方針」といいます。）、個人情報保護の仕組みを構築し、全スタッフに個人情報保護の重要性を認識させるとともにその取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進します。
1. 個人情報
本方針にいう「個人情報」とは、会員等個人に関する情報であって、当該情報を構成する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、旅券番号、勤務先名、学校名、顔写真等により当該会員等を識別できるものをいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、その他の情報と容易に照合することができ、結果的に会員等個人を識別できるもの（国籍、出身地、家族構成等）も個人情報に含まれます。
2. 個人情報の取得と利用
当法人は、以下の目的に必要な範囲で、会員等の個人情報を取得し、取得した情報を利用させていただきます。以下の目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法で会員等からの同意を得るものとします。
- 当法人による活動・支援を行うにあたって必要な会員等への連絡のため
- 活動・支援の内容を改良・改善し又は新たな支援の内容を考案するため
- 活動・支援の定期報告、更新情報、レッスン予定、イベント告知等の案内（電子メール、紙媒体その他のダイレクトメールの送付を含む）のため
- 当法人ホームページのメンテナンス又は重要なお知らせなど必要に応じた連絡のため
- 活動・支援に関する会員等からのご意見又はお問い合わせ等に回答するため（本人確認を行うことを含む）
- 活動の状況や支援の利用状況を会員等に報告するため（このとき、必要に応じて、活動状況等を撮影した写真を掲載する）
- 活動・支援に関するアンケート・取材等のご協力依頼や各種イベントへのご参加をお願いし又はその結果などを報告するため
- 活動・支援の履歴等を調査・分析し、その結果を支援の改良・改善や当法人のホームページへの掲載に利用するため
- 定款又は会員規約に違反した会員等や、不正・不当な目的で当法人の運営・活動に関与し又は支援を受けようとする会員等の特定をし、関与又は支援をお断りするため
3. 個人情報の管理と保護
個人情報の管理は、厳重に行うこととし、次に掲げる場合を除き、会員等の同意がない限り、第三者に対しデータを開示・提供することは致しません。
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、会員等の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、会員等の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、会員等の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
- その他法令で認められる場合
4. 個人情報の取扱いの委託
当法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当法人は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
5. 個人情報の開示
当法人は、会員等（本人に限る。本条において以下同じ）から個人情報の開示を求められたときは、会員等に対し、遅滞なくこれを開示します。但し、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
- 会員等又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当法人の活動・支援の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- その他法令に違反することとなる場合
6. 個人情報の訂正及び削除
- 当法人の保有する個人情報が誤った情報である場合には、会員等の請求により、当法人が定める手続に従い個人情報の訂正又は削除を行います。
- 当法人は、会員等から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正又は削除を行い、これを会員等に通知します。
7. 個人情報の利用停止等
当法人は、会員等から、以下の各号に定める場合に該当するとして、個人情報の利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます。）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、法令に従って、個人情報の利用停止等を行い、その旨会員等に通知します。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、会員等の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置を取ることが可能な場合は、当該代替措置を講ずることをもって足りるものとします。
- 利用目的の範囲を超えて取り扱われている場合
- 不正の手段により取得された個人情報である場合
- 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されている場合
- 当法人が会員等の個人情報を利用する必要がなくなった場合
- 要配慮個人情報が含まれる個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損（以下「漏えい等」といいます。）が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 不正の目的をもって行われたおそれがある個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 個人情報にかかる本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合
- 当該個人情報の取扱いにより会員等の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合
8. プライバシーポリシーの変更手続
当法人は本方針の内容を適宜見直し、その改善に努めます。本方針の内容は、法令その他本方針に別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後のプライバシーポリシーは、当法人所定の方法により、会員等に通知し又は当法人ホームページに掲載したときから効力を生じるものとします。
9. 法令、規範の遵守
当法人は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令（個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）及び同法の解釈指針に関するガイドライン等）、その他規範を遵守します。
10. 苦情及び相談への対応
当法人は、個人情報の取扱いに関する会員等からの苦情、相談を受け付け、適切かつ迅速に対応いたします。また、会員等からの当該個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用又は提供の拒否などのご要望に対しても、迅速かつ適切に対応いたします。
11. お問い合わせ窓口
当法人の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。
〒167-0053 東京都杉並区西荻南1-19-21 まえかわ歯科医院気付
特定非営利活動法人日本生活・語学支援機構
Email : contact@lj-j.org
令和4年4月1日 制定・施行